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Dans un monde où la dématérialisation transforme les pratiques professionnelles, myarkevia s’impose comme une solution de référence pour la gestion documentaire numérique. Cette plateforme de coffre-fort électronique répond aux besoins croissants des entreprises en matière de sécurisation et d’organisation de leurs documents administratifs.
Qu’est-ce que Myarkevia et comment fonctionne cette solution?
Myarkevia constitue un coffre-fort numérique professionnel conçu pour répondre aux exigences de sécurité et de conformité des entreprises modernes. Cette solution cloud permet de stocker, organiser et partager des documents en toute sécurité, tout en garantissant leur valeur probante juridique.
La plateforme repose sur une architecture technique robuste intégrant des protocoles de chiffrement avancés. Chaque document téléchargé bénéficie d’un horodatage certifié et d’une signature électronique garantissant son intégrité. Le système respecte les normes ISO 27001 et propose un archivage à valeur probante conforme aux exigences légales françaises.
L’interface utilisateur privilégie l’intuitivité sans compromettre la sécurité. Les utilisateurs accèdent à leurs documents via une authentification multi-facteurs et peuvent organiser leurs fichiers selon une arborescence personnalisable. La solution prend en charge tous types de formats documentaires, des bulletins de paie aux contrats commerciaux, en passant par les factures et documents RH.
La gestion des droits d’accès permet un contrôle granulaire des permissions. Les administrateurs peuvent définir qui consulte, modifie ou partage chaque document, avec un historique complet des actions réalisées. Cette traçabilité répond aux exigences d’audit et de conformité réglementaire.
Fonctionnalités clés pour la gestion documentaire professionnelle
Le système Myarkevia intègre des fonctionnalités avancées pensées pour optimiser les processus documentaires en entreprise. La reconnaissance optique de caractères (OCR) automatise l’indexation des documents scannés, facilitant leur recherche ultérieure.
La gestion des workflows documentaires permet d’automatiser les circuits de validation. Un contrat peut ainsi suivre un parcours prédéfini : création, relecture juridique, validation hiérarchique, signature électronique et archivage. Chaque étape génère des notifications automatiques aux parties prenantes.
- Stockage sécurisé avec chiffrement AES 256 bits
- Archivage à valeur probante jusqu’à 50 ans
- Signature électronique qualifiée intégrée
- Moteur de recherche full-text avancé
- API pour intégration avec les systèmes existants
- Sauvegarde automatique multi-sites
- Gestion des versions documentaires
- Alertes de renouvellement automatiques
La solution propose également des connecteurs natifs avec les principaux logiciels de gestion (ERP, CRM, SIRH). Cette interopérabilité évite la ressaisie d’informations et garantit la cohérence des données entre systèmes.
Les tableaux de bord analytiques fournissent une vision globale de l’activité documentaire. Les responsables peuvent suivre les volumes traités, identifier les goulots d’étranglement et optimiser les processus en conséquence.
Sécurité et conformité réglementaire
La sécurité constitue le fondement de l’architecture Myarkevia. Les serveurs sont hébergés dans des datacenters certifiés ISO 27001 situés en France, garantissant la souveraineté des données et le respect du RGPD.
Le chiffrement s’applique à tous les niveaux : transport des données (TLS 1.3), stockage (AES 256) et sauvegarde. Les clés de chiffrement sont gérées selon les meilleures pratiques de sécurité, avec rotation automatique et séparation des responsabilités.
| Niveau de sécurité | Technologies utilisées | Certifications |
|---|---|---|
| Transport | TLS 1.3, HSTS | SSL Labs A+ |
| Stockage | AES 256, HSM | FIPS 140-2 Level 3 |
| Accès | MFA, SSO SAML | ISO 27001 |
| Archivage | Horodatage qualifié | eIDAS, NF Z42-013 |
La conformité réglementaire s’étend au-delà de la simple sécurité technique. Myarkevia respecte les obligations de conservation documentaire spécifiques à chaque secteur d’activité. Les documents sociaux sont conservés selon les durées légales, avec alertes automatiques avant expiration.
Les fonctionnalités d’audit permettent de répondre aux contrôles réglementaires. Chaque action est tracée avec horodatage, identification de l’utilisateur et détail de l’opération. Ces journaux d’audit sont eux-mêmes protégés contre la modification et archivés de manière pérenne.
Avantages pour les ressources humaines et la paie
Le module RH de Myarkevia révolutionne la gestion des documents du personnel. Les bulletins de paie électroniques remplacent avantageusement le papier, avec des bénéfices tant économiques qu’écologiques.
La dématérialisation des bulletins de paie s’accompagne d’un gain de temps considérable pour les équipes RH. Plus besoin d’impression, de mise sous pli ou d’envoi postal. Le système génère automatiquement les bulletins depuis le logiciel de paie et les met à disposition des salariés dans leur espace personnel sécurisé.
Les employés accèdent à leurs documents RH 24h/24 depuis n’importe quel appareil connecté. Ils peuvent télécharger leurs bulletins de paie, certificats de travail ou attestations diverses selon leurs besoins. Cette autonomie réduit significativement les sollicitations du service RH.
La gestion des dossiers du personnel devient plus efficace grâce à l’organisation automatisée. Chaque document est classé selon sa nature et associé au bon collaborateur. Les alertes automatiques signalent les échéances importantes : fin de période d’essai, renouvellement de contrat, visite médicale obligatoire.
- Réduction des coûts d’impression et d’envoi de 80%
- Gain de temps administratif de 60% pour les équipes RH
- Satisfaction employés améliorée grâce à l’accès 24h/24
- Conformité RGPD native avec gestion des droits
- Archivage automatique selon les durées légales
Intégration et déploiement en entreprise
Le déploiement de myarkevia s’adapte aux contraintes organisationnelles de chaque entreprise. L’approche modulaire permet une mise en œuvre progressive, service par service, pour minimiser l’impact sur les équipes.
La phase de migration des documents existants bénéficie d’outils d’import en masse. Les équipes techniques myarkevia accompagnent cette étape critique pour garantir l’intégrité des données et la continuité de service. La solution propose également des connecteurs prêts à l’emploi pour les principaux logiciels métiers.
La formation des utilisateurs constitue un facteur clé de succès. Myarkevia propose des sessions de formation adaptées aux différents profils : administrateurs système, gestionnaires métiers, utilisateurs finaux. Des ressources pédagogiques en ligne complètent ce dispositif d’accompagnement.
Le support technique assure une assistance réactive en cas de difficulté. L’équipe support, basée en France, maîtrise les spécificités réglementaires locales et peut conseiller sur les meilleures pratiques sectorielles.
Tarification et modèles d’abonnement
Myarkevia propose une grille tarifaire transparente adaptée aux différentes tailles d’organisation. Le modèle de facturation se base sur le nombre d’utilisateurs et l’espace de stockage consommé, avec des paliers dégressifs pour les volumes importants.
L’offre Starter convient aux petites structures avec un besoin de stockage limité. Elle inclut les fonctionnalités de base : coffre-fort numérique, signature électronique simple et support par email. Cette formule démarre à partir de 5€ par utilisateur et par mois.
L’offre Business s’adresse aux entreprises moyennes nécessitant des fonctionnalités avancées. Elle intègre la signature électronique qualifiée, les workflows automatisés et l’API d’intégration. Le tarif s’établit à 15€ par utilisateur mensuel avec un minimum de 10 licences.
L’offre Enterprise répond aux besoins des grandes organisations avec des exigences spécifiques. Elle propose un accompagnement personnalisé, des connecteurs sur mesure et un hébergement dédié si nécessaire. La tarification fait l’objet d’un devis personnalisé selon les volumes et fonctionnalités requises.
| Offre | Prix par utilisateur/mois | Stockage inclus | Fonctionnalités principales |
|---|---|---|---|
| Starter | 5€ | 1 Go | Coffre-fort, signature simple |
| Business | 15€ | 10 Go | Workflows, signature qualifiée, API |
| Enterprise | Sur devis | Illimité | Hébergement dédié, connecteurs |
Retours d’expérience et cas d’usage clients
Les entreprises ayant adopté myarkevia témoignent de bénéfices tangibles sur leur organisation documentaire. Un cabinet d’expertise comptable de 50 collaborateurs a ainsi réduit de 70% le temps consacré à la recherche de documents clients grâce au moteur de recherche intelligent.
Une PME industrielle a automatisé son processus de validation des bons de commande. Auparavant traité manuellement en 5 jours, le circuit de validation s’effectue désormais en 24 heures maximum grâce aux workflows automatisés. Cette accélération améliore la réactivité commerciale et la satisfaction client.
Un groupe de distribution a dématérialisé l’ensemble de ses bulletins de paie pour 2000 salariés. L’économie réalisée sur les coûts d’impression et d’envoi représente 45 000€ annuels. Au-delà de l’aspect financier, cette démarche s’inscrit dans la politique RSE du groupe avec une réduction significative de l’empreinte carbone.
Les retours utilisateurs soulignent la simplicité d’utilisation de la solution. Le taux d’adoption atteint 95% dans les trois mois suivant le déploiement, témoignant de l’ergonomie soignée de l’interface. Les fonctionnalités mobiles permettent aux commerciaux itinérants d’accéder à leurs documents contractuels depuis le terrain.
Perspectives d’évolution et roadmap produit
Myarkevia investit continuellement dans l’innovation pour anticiper les besoins futurs de ses clients. L’intelligence artificielle s’intègre progressivement dans la solution pour automatiser davantage les tâches répétitives.
La reconnaissance automatique de documents permet déjà d’identifier le type de fichier téléchargé et de l’orienter vers le bon dossier. Cette fonctionnalité s’enrichira prochainement d’une extraction automatique des métadonnées : montants, dates d’échéance, références contractuelles.
L’analyse prédictive aidera les entreprises à optimiser leurs processus documentaires. Le système pourra identifier les documents à risque d’expiration, suggérer des améliorations de workflows ou détecter des anomalies dans les circuits de validation.
L’interopérabilité s’étendra vers de nouveaux écosystèmes technologiques. Des connecteurs sont en développement pour les plateformes de signature électronique tierces, les solutions de GED existantes et les outils collaboratifs nouvelle génération.
Rédacteur en chef et informaticien de métier, je m’intéresse plus généralement aux produits de grande consommation et tout ce qui touche au pouvoir d’achat et au business