PME : faut-il choisir un logiciel de paie gratuit ?

La gestion des salariés nécessite la plus grande rigueur. Qu’il s’agisse des contrats de travail, des diverses déclarations telles que l’URSSAF, les visites médicales, les congés, le paiement des salaires ou encore le temps de travail effectif au sein de l’entreprise, les gestionnaires RH doivent gérer une multitude de tâches complexes.

La gestion de la paie est au centre de la gestion du personnel, justement. Elle permet notamment une optimisation des performances de la structure et une valorisation de cette dernière sur le plan concurrentiel. Par ailleurs, la gestion de la paie se révèle également un facteur de motivation très positif pour les salariés.

Pour les PME, la gestion de la paie est associée à de nombreux enjeux financiers. Outre les tâches administratives classiques liées à la gestion du personnel, le calcul des diverses cotisations patronales et salariales s’avère chronophage et complexe. L’utilisation d’un logiciel de paie est alors une solution incontournable pour de nombreuses structures.

Gestion de la paie au sein d’une PME : ce qu’il faut savoir

Le service comptable d’une PME est en charge de la gestion de la paie. Il s’agit d’une responsabilité stratégique dans le cadre du fonctionnement de la structure.

La gestion de la paie regroupe notamment de nombreuses missions complexes qui ne se résument pas à l’édition des bulletins de salaire des collaborateurs. Il s’agit précisément d’un travail approfondi de collecte de données en lien avec les activités des collaborateurs au sein de l’entreprise.

Gestion des charges sociales

Il s’agit de l’un des aspects centraux de la gestion de la paie. Les gestionnaires doivent en effet assurer les traitements des diverses cotisations, qu’elles soient mensuelles, trimestrielles ou annuelles.

Les déclarations sociales représentent également un volet important de cette gestion. Les charges sociales se présentent sous la forme de contributions, de taxes ou encore de cotisations. On distingue également les charges salariales (CSG, CRDS) et les charges patronales.

Gestion des bulletins de salaire

Il s’agit ici notamment de calculer les éléments nécessaires pour la rémunération des salariés. Les gestionnaires de paie doivent également veiller au calcul des diverses indemnités et primes versées aux collaborateurs, au respect de l’application des règles sociales et de la convention collective.

Ils doivent également rester disponibles afin de répondre aux interrogations diverses des salariés en ce qui concerne les congés, la paie. Ces missions peuvent être réalisées en interne ou encore via l’externalisation.

La gestion de la paie en interne

Certaines structures optent pour une gestion interne de leurs processus liés à la paie. Pour ce faire, l’embauche d’un ou plusieurs gestionnaires de paie est nécessaire. Le service de paie ainsi constitué aura la charge de l’ensemble des processus. Il convient de noter que les PME ont généralement un service de paie interne, ce qui favorise une réduction des coûts liés à l’externalisation. De plus, l’internalisation de la gestion de paie permet aux structures de gérer l’ensemble du processus.

La gestion de la paie en interne s’effectue à l’aide de solutions logicielles adaptées. Ces logiciels de paie permettent notamment d’automatiser les processus et les tâches répétitives. De véritables assistants numériques pour épauler les services comptables internes. En outre, ils offrent une autonomie absolue et un accès ininterrompu aux données. Les entreprises peuvent ainsi choisir d’utiliser un logiciel de paie gratuit ou payant pour ce type de gestion automatisée.

La gestion de la paie en interne est très courante dans les structures ayant un nombre important de salariés.

La gestion de la paie en externe

En ce qui concerne l’externalisation, le processus vise à confier l’ensemble des missions à un prestataire spécialisé. Celui-ci gère ainsi l’établissement des charges sociales, des diverses déclarations, l’édition des bulletins de salaire et veille aux régularisations nécessaires.

Ce type de fonctionnement nécessite une communication régulière et fluide entre l’entreprise et le prestataire externe. Il s’agit d’un prérequis indispensable pour le bon fonctionnement de l’ensemble des processus liés à la paie. Des problématiques de communication entre le prestataire et l’entreprise peuvent en effet avoir des répercussions dramatiques pour la structure. Par ailleurs, depuis la réforme du 1er janvier 2018, les bulletins de salaire sont clarifiés afin de rendre les informations plus claires et compréhensibles pour les salariés.

Les enjeux de la gestion de paie

Il convient de noter que toute erreur de paie au bénéfice du salarié doit être régularisée par l’employeur. Par ailleurs, tout retard de versement de salaire est considéré comme une faute lourde pour l’employeur. Celui-ci s’expose à une action devant le conseil des prud’hommes de la part des salariés. L’entreprise s’expose également à de lourdes sanctions en cas de contrôle URSSAF s’il s’avère que les données ne reflètent pas la réalité.

Ainsi, toute erreur liée au bulletin de salaire peut avoir des conséquences majeures pour l’entreprise et ses dirigeants. C’est la raison pour laquelle de nombreuses structures optent pour l’externalisation afin de confier cette responsabilité à des experts du domaine.

Les avantages de l’externalisation de la paie

Parmi les nombreux avantages de l’externalisation, il convient de citer le gain de temps non négligeable pour l’entreprise. Les collaborateurs peuvent ainsi largement se concentrer sur le cœur de métier de la structure. De plus, cette optimisation de la productivité séduit particulièrement les structures ayant une faible masse salariale, car les coûts liés à ce mode de fonctionnement s’avèrent relativement élevés.

Précisons que le système d’externalisation de la paie peut être total ou partiel. En effet, certaines entreprises choisissent de confier une partie de ces tâches au prestataire afin de gérer le reste du processus. Les tâches déléguées concernent généralement tout ce qui a trait au volet juridique, ce qui permet à l’entreprise de traiter en interne l’établissement des bulletins de salaire.

En cas de litige, l’entreprise a la possibilité de renvoyer la responsabilité au prestataire externe. Il appartient donc à celui-ci de se protéger afin de faire face à ce type de situation délicate. Un litige dans ce contexte peut s’avérer long et extrêmement complexe à résoudre pour les différentes parties. Ceci met une fois de plus en relief la nécessité d’une communication fluide et optimale entre l’entreprise et le prestataire en charge de la gestion de la paie.

L’externalisation de la paie offre une plus grande sérénité aux structures qui peuvent ainsi bénéficier de l’expertise du prestataire.

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Le choix du logiciel de paie pour les PME

Au moment du choix d’un logiciel de gestion de paie, il est nécessaire de se poser les bonnes questions :

  • quel est le niveau de service nécessaire pour l’entreprise ?
  • le logiciel est-il adapté à votre secteur d’activité ?
  • qu’en est-il des évolutions législatives ?
  • la solution est-elle ergonomique ? La prise en main est-elle facile ?
  • s’agit-il d’un logiciel de paie pérenne ?

Les réponses à ces questions sont cruciales avant d’opter pour une solution logicielle. Cela permet d’éviter les problématiques ultérieures pouvant être en lien avec un logiciel de paie inadapté.

Le choix du logiciel de paie repose également sur une attention rigoureuse au respect de la protection des données des utilisateurs. En effet, il convient de veiller au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) dans le cadre du déploiement du logiciel de paie au sein de l’entreprise.

Une interface intuitive et ergonomique permettra aux utilisateurs de gagner un temps précieux. Autre point important : il est nécessaire de vérifier la durée d’engagement avant le choix final. Le système d’abonnement est adapté si la solution logicielle ne convient pas aux besoins de l’entreprise après plusieurs mois d’utilisation.

Logiciel de paie : les critères principaux à considérer

Voici quelques critères incontournables à considérer lors du choix d’un logiciel de paie. L’outil doit en effet posséder les propriétés suivantes :

  • des fonctionnalités évolutives afin de s’adapter à la croissance de la structure,
  • l’édition automatique des bulletins de salaire,
  • l’export de tableaux de bord,
  • la sécurisation des données,
  • l’automatisation des déclarations,
  • la mise à jour des données légales,
  • la gestion des notes de frais, congés, absences.

Tous ces éléments doivent être étudiés avec la plus grande attention, car ceux-ci s’avèrent cruciaux pour une utilisation optimale de ce type d’outil. Des comparatifs sont donc nécessaires et judicieux avant toute validation finale. Un mauvais choix d’outil peut se révéler extrêmement problématique pour la gestion de l’entreprise. Une vigilance accrue en amont est donc nécessaire.

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Logiciel de paie : les différentes catégories

Il existe différentes catégories de logiciels spécifiques pour la paie : le type standard ou gratuit.

Le logiciel de paie standard

Il s’agit d’un logiciel payant. Il permet de réaliser notamment les tâches liées à la gestion administrative.

Les fonctionnalités de base incluent généralement :

  • la gestion des bulletins de paie,
  • la gestion des contributions et charges sociales,
  • le suivi intégral des collaborateurs,
  • la gestion des tableaux de bord.

Le logiciel de paie gratuit

Les solutions gratuites peuvent intéresser les structures qui souhaitent optimiser les coûts. L’utilisation de ces outils peut être intéressante sur le plan économique, notamment pour une très petite structure. Néanmoins, les logiciels de paie gratuits présentent souvent certaines limites, notamment en ce qui concerne le nombre d’utilisateurs. Dans un tel contexte, l’outil peut difficilement être adapté au travail collaboratif.

Les fonctionnalités des logiciels gratuits s’avèrent également limitées. Les mises à jour ne sont pas réalisées dans les temps, ce qui peut s’avérer particulièrement problématique. En effet, l’absence de veille légale est incompatible avec ce type d’utilisation.

Autre inconvénient des logiciels gratuits : il n’est pas possible de bénéficier d’un suivi comme dans le cas des versions payantes. Il s’avère ainsi complexe d’utiliser une telle solution logicielle en cas de bug, car il ne faudra pas espérer quelconque aide ou suivi de la part d’un expert.

Enfin, la sécurisation des données n’est pas optimale sur les versions gratuites. L’authentification et la sécurisation des données ne sont pas garanties sur un outil gratuit. Un vrai point négatif, car les informations relatives à la société et aux collaborateurs doivent impérativement rester confidentielles.

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Logiciel de paie pour les PME : version gratuite ou payante ?

Compte tenu des éléments cités précédemment, la version payante apparaît comme étant la plus pertinente pour les PME qui souhaitent bénéficier d’un outil de qualité.

Outre les fonctionnalités classiques, les outils payants présentent l’avantage d’offrir de nombreuses fonctionnalités aux utilisateurs. Ils sont en effet bien plus aboutis que les versions gratuites, tant d’un point de vue ergonomique que fonctionnel.

Les structures qui optent pour les versions gratuites ne peuvent pas bénéficier d’un accompagnement personnalisé, ce qui est très appréciable dans le cadre de l’utilisation de ce type d’outil visant à évoluer avec la structure.

Opter pour une formule payante présente donc de nombreux avantages non négligeables pour les entreprises. Celles-ci ont en effet la possibilité de choisir les fonctionnalités selon leur cœur d’activité et leurs besoins finaux. Elles peuvent aussi bénéficier de l’accompagnement d’un service client en cas de problématique ou d’incident technique. Ces éléments sont à prendre compte lors du choix de l’outil.

Le logiciel de paie présente de très nombreux atouts pour les structures, qu’il s’agisse de PME ou de structures plus importantes. Le choix d’un outil adapté aux besoins et spécificités de l’entreprise s’avère crucial. Ainsi, il est nécessaire d’évaluer l’ensemble des paramètres avant de finaliser le choix. Les besoins de l’entreprise apparaissent comme étant le critère majeur dans le cadre de la sélection d’un tel outil de gestion.

La gestion de la paie, enjeu majeur pour les entreprises, implique une planification optimale de l’activité. Tout comme de nombreux autres aspects du monde du travail, la gestion de la paie tend de plus en plus à se digitaliser. La dématérialisation offre de nombreux avantages et une simplification des process. Optimisation des coûts de gestion, augmentation de la productivité, préservation de l’environnement, voilà autant d’atouts offerts par le passage au numérique. Dans un tel contexte, l’outil de gestion de paie se trouve au centre de la gestion administrative des entreprises.

Qu’il soit gratuit ou payant, il est important de choisir le logiciel de paie avec la plus grande attention. Le logiciel gratuit présente l’avantage du gain économique, mais s’avère en revanche limité à un nombre de salariés. Le logiciel payant permet par contre aux structures de choisir des paramètres et des fonctionnalités adaptées à leurs besoins.

Auteur : Murielle

Murielle est une française expatriée en Allemagne pour raisons professionnelles. Elle travaille indirectement auprès de la banque centrale européenne à travers diverses missions de son employeur. Murielle propose sur magazine-economie.fr, des actualités liées à l’économie européenne.