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Pour réussir à gérer l’ensemble des opérations à suivre pour traiter la paie d’une entreprise, nombreuses sont les sociétés à se fier au cycle de paie. Celui-ci regroupe les différentes opérations à suivre pour obtenir rapidement les résultats de ces calculs. Ensemble, voyons quelles sont les différentes étapes pour réaliser une paie.
Les fiches de paie
La première étape du cycle consiste à produire et distribuer les fiches de paie aux salariés. Pour cela, il faudra récupérer l’ensemble des variables de paie que sont les primes, les heures supplémentaires et les absences. Ce processus est simplifié avec cet expert en cloud.
Il faudra ensuite insérer ces variables dans votre logiciel de paie et y renseigner les informations de salaire. Selon les outils utilisés, la saisie peut se faire manuellement ou automatiquement.
Une fois les bulletins de paie calculés et vérifiés par le gestionnaire, ceux-ci peuvent être distribués aux salariés. Il est primordial de passer par l’étape de vérification car des ajustements de bulletins sont bien souvent nécessaires. Lorsque tous les bulletins ont été examinés et distribués il ne reste plus qu’à procéder aux virements.
La DSN mensuelle
Selon la taille de l’entreprise, la déclaration sociale nominative (DSN) doit être réalisée entre le 5 et le 15 de chaque mois. Cette opération, prise en charge par le gestionnaire de paie, a pour but de verser les charges sociales aux différents organismes.
Sur la DSN on retrouve les données tirées des fiches de paie. Celles-ci doivent être simplifiées et regroupées en un seul document. Ainsi, les données seront transmises en toute sécurité.
L’envoi du dossier peut se faire via un technicien de paie, qui se chargera de dématérialiser le fichier et de le transmettre aux différents organismes, ou via un logiciel de paie qui s’occupe automatiquement du transfert.
Les DSN événementielles
Les DSN d’évènement servent à signaler les événements impactant la paie, survenus au cours du mois.
Contrairement aux variables, ces DSN prennent plutôt en compte les arrêts maladie ou encore les accidents de travail. C’est également le cas pour les bulletins qui doivent prendre en compte une fin de contrat de travail à durée déterminée. Ils doivent être faits dans les cinq jours qui suivent l’événement en question.
Les états de paie
Les états de paie constituent la dernière étape du cycle. En effet, lors du traitement des bulletins, de nombreuses informations peuvent être exploitées par les services des ressources humaines. Il est donc important de transmettre des données pour :
- Alimenter la base de données économiques, sociales et environnementales (BDSE).
- Établir un bilan social correct (observation des RH et conditions de travail de l’entreprise)
- Renseigner les indicateurs sociaux pour analyser l’état des ressources humaines, la qualité des ressources et le bien-être des employés.
Le cycle de paie par un débutant
Devoir maîtriser le cycle de paie lorsqu’on est débutant semble une tâche insurmontable. En effet, les étapes à suivre sont nombreuses et il y a beaucoup d’informations à retenir. Il faut tout même garder en tête que les deux étapes les plus importantes sont le calcul et le contrôle des bulletins ainsi que la déclaration sociale nominative.
Il est primordial de comprendre les calculs du logiciel de paie pour pouvoir intervenir en cas d’erreur. De plus, la connaissance du système déclaratif est une notion importante que l’on se doit de maîtriser pour assurer le bon déroulement de la gestion de l’entreprise. Il est tout à fait possible de prendre conseil auprès d’un comptable pour la gestion comptable de son entreprise.
Maman d’une petite fille, j’écris sur des sujets liés à la grande distribution, la finance, l’économie et l’investissement.