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Face à une concurrence toujours plus accrue et une inflation qui fragilise de nombreux secteurs, les entreprises cherchent aujourd’hui à fluidifier leurs achats, tout en conservant une bonne maîtrise des dépenses et des échanges avec leurs fournisseurs. C’est là que l’e-procurement intervient, avec des réponses concrètes à ces enjeux, et des outils capables de centraliser un grand nombre d’opérations…
L’e-procurement, qu’est-ce que c’est ?
L’e-procurement, ou « approvisionnement électronique », correspond à la gestion dématérialisée des achats réalisés par une entreprise auprès de ses fournisseurs. Cela repose sur des solutions informatiques destinées à centraliser et automatiser une partie du processus d’achat, depuis la sélection des produits jusqu’au traitement des documents associés.
Cette organisation permet d’avoir accès à un environnement unique pour consulter les offres, transmettre les commandes et accéder aux documents administratifs et comptables. Ainsi, pour améliorer vos achats d’entreprise grâce à l’e-procurement facilement, vous devrez d’abord comparer les différentes offres sur le marché.
Comment fonctionne l’e-procurement ?
Le fonctionnement de l’e-procurement repose sur une suite d’étapes qui relient les utilisateurs de l’entreprise, le service achats, les fournisseurs et, selon les configurations, le service comptable, avec les étapes suivantes :
- L’utilisateur accède aux produits ou services référencés par les fournisseurs sélectionnés, où les prix, les références et les conditions commerciales négociées sont disponibles en ligne
- Le besoin est sélectionné puis transmis dans le circuit de validation défini par l’entreprise, et les personnes habilitées peuvent contrôler la demande avant sa transmission
- Quand un circuit de supervision est prévu, un responsable vérifie la demande, les montants et les conditions applicables avant son lancement
- Après validation, le bon de commande est transmis électroniquement au fournisseur
- Les informations sur l’expédition et la réception sont intégrées au processus de l’entreprise
- La facture du fournisseur est transmise sous format électronique, et quand les systèmes sont connectés, le rapprochement entre la commande, la réception et la facture est automatisé
- Les données relatives aux commandes, aux dépenses, aux stocks et aux fournisseurs sont centralisées pour produire un tableau de bord avec des indicateurs de suivi
De véritables bénéfices pour votre entreprise ?
Désormais, l’intérêt de l’e-procurement dépasse la simple dématérialisation des commandes. En effet, la centralisation des données et l’automatisation de certaines tâches peuvent modifier l’organisation quotidienne des achats, jusqu’à faciliter la collaboration entre plusieurs services de l’entreprise…
Une meilleure maîtrise des dépenses
Avec l’e-procurement, les entreprises disposent d’une vision plus précise des achats engagés grâce au regroupement des commandes, des factures et des informations financières. Une visibilité qui facilite également le suivi budgétaire et la gestion de la trésorerie, car les services financiers disposent des données mises à jour pour surveiller les opérations en cours et les factures à régler.
Moins de tâches manuelles
Comme on l’a vu récemment avec la facturation électronique dans l’actualité, vous avez tout intérêt à digitaliser vos commandes, raison pour laquelle la transmission des commandes et des documents se fait électroniquement pour réduire les opérations de saisie et les échanges sur papier. Les collaborateurs consacrent alors moins de temps aux tâches administratives répétitives, et davantage de ressources aux activités qui demandent une intervention humaine.
Un meilleur suivi des fournisseurs et des stocks
L’e-procurement permet également de consulter toutes les informations disponibles sur les commandes et les approvisionnements. D’ailleurs, selon le niveau d’intégration qui est retenu, les stocks de l’entreprise et ceux du fournisseur peuvent être suivis. Toutes ces données peuvent aider à anticiper certains besoins et limiter les risques de rupture ou de surstockage. En complément, au fil des mois, les statistiques disponibles donnent également des indications sur les volumes commandés, les coûts ou encore les délais.
Une circulation plus fluide de l’information
Enfin, les différents intervenants dans l’entreprise disposent d’un accès en fonction de leur rôle, qu’il s’agisse des acheteurs, des superviseurs ou encore des décideurs. Les informations sont alors centralisées, et non dispersées entre des courriels, des documents papier et des fichiers distincts. Cette organisation vise à faciliter la traçabilité des opérations, et permet aux services achats, financiers, et comptables de travailler à partir d’un référentiel commun.
4 étapes pour adopter l’e-procurement dans votre entreprise
Le déploiement d’un outil d’e-procurement demande une réflexion particulière sur les pratiques existantes et les besoins de chaque service dans l’entreprise. Cela signifie qu’une mise en place progressive est indispensable pour définir un cadre vraiment cohérent avant de généraliser son utilisation.
1. Analyser les processus d’achat existants
La première étape consiste à examiner les pratiques actuelles avec :
- Les circuits de validation
- Les fournisseurs
- Les types d’achats
- Les documents échangés
- Les délais de traitement
- Les opérations de saisie
Si elle peut être longue au départ, cette analyse est indispensable pour identifier les tâches qui peuvent être dématérialisées et les éventuels points de blocage. L’entreprise peut aussi déterminer les services concernés et les niveaux d’accès nécessaires pour chaque catégorie d’utilisateur.
2. Définir les fournisseurs et les catalogues
L’e-procurement s’appuie toujours sur des fournisseurs référencés et sur des catalogues adaptés aux besoins de votre entreprise. Vous devez donc privilégier des partenaires dignes de confiance et intégrer les produits, les références et toutes les conditions commerciales négociées au préalable.
3. Paramétrer les circuits de validation
Ensuite, les rôles de chaque intervenant doivent être clairement définis, car certains peuvent simplement consulter et créer une demande, tandis que d’autres disposent du pouvoir de validation. Pour cette étape, l’intégration avec votre logiciel de gestion ou de comptabilité peut être réalisée pour limiter les doubles saisies et maintenir les procédures déjà en place en interne.
4. Former les utilisateurs et suivre les résultats
Une fois que la solution d’e-procurement est paramétrée, les utilisateurs doivent connaître les règles de commande, les circuits de validation et les fonctionnalités mises à leur disposition. Tout cela aide à mettre en place un suivi des données complet, pour observer les volumes d’achats, les délais, les dépenses ou encore les éventuelles anomalies.